IHRE DATEN
Datenschutz
Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir auf unserer Website und im Kundenportal verarbeiten und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Heinrichs Immobilien · Inhaber Toni Dugandzic
Heinrich-Kreß-Weg 9c
63637 Jossgrund, Deutschland
Telefon: +49 170 2458284
E-Mail: td@heinrichsimmobilien.com
Diese Angaben betreffen den Betrieb dieser Website und des Kundenportals durch Heinrichs Immobilien. Bei Verwaltungsunterlagen kann abhängig vom konkreten Auftrag auch die jeweilige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder der vermietende Eigentümer datenschutzrechtlich verantwortlich sein. Wir erläutern Ihnen auf Anfrage, wer für die betreffende Verarbeitung zuständig ist, und leiten Ihr Anliegen gegebenenfalls an den Verantwortlichen weiter.
2. Besuch der Website und Kontaktaufnahme
Beim Aufruf werden die zur Übertragung und zum sicheren Betrieb erforderlichen technischen Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragter Pfad, Antwortstatus und übertragene Datenmenge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer erreichbaren, sicheren Website und der Erkennung von Fehlern und Missbrauch.
Telefon- und E-Mail-Links öffnen das entsprechende Programm auf Ihrem Gerät. Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage. Soweit es um einen Vertrag mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage geht, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; sonst auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur sachgerechten Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Website lädt keine externen Schriftarten, Werbedienste, Karten, Videos oder Analysewerkzeuge nach.
Über „Verwaltungsangebot anfragen“ können Sie uns Verwaltungsart, PLZ und Objektort, gegebenenfalls Wohnungs-/Gewerbeeinheitenzahl, Baujahr, Gebäude-/Stellplatzzahl, Straße und gewünschten Beginn sowie Name, E-Mail-Adresse und optionale Rückruf- oder Nachrichtendaten übermitteln. Wir speichern die Anfrage zur persönlichen Bearbeitung in unserem geschützten Verwaltungsbereich. Eine öffentlich sichtbare Anfrage oder ein Kundenkonto wird dadurch nicht angelegt. Rechtsgrundlage ist bei Ihrer eigenen Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei Anfragen etwa im Namen einer Eigentümergemeinschaft Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Ohne erforderliche Kontakt- und Objektangaben können wir die Anfrage nicht sinnvoll bearbeiten.
Zur Begrenzung missbräuchlicher Formularanfragen werden zeitlich begrenzte, mit einem geheimen Schlüssel gehashte Kennungen der Kontaktadresse und der technischen Absenderadresse verwendet. Eine zufällige Formularkennung verhindert doppelte Speicherung beim erneuten Absenden. Es wird kein externer CAPTCHA-Dienst geladen. Erledigte Angebotsanfragen werden nach Wegfall des Bearbeitungszwecks gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Rechtsansprüche entgegenstehen.
3. Anmeldung und Kundenportal
Das Portal richtet sich an zugeordnete Eigentümer, Mieter und Verwaltungsbeiräte. Verarbeitet werden insbesondere Name und Kontaktdaten, Anmeldedaten, Objekt-/Einheitenzuordnung und deren Gültigkeitszeitraum, Dokumente und Abrechnungen, Zähler-/Ablesedaten, Anfragen und Schadensmeldungen, Nachrichten, Fotos und PDF-Anhänge sowie Zustell- und Bearbeitungsinformationen. Verwaltungsinterne Notizen sind für Kunden nicht sichtbar. Bitte übermitteln Sie nur für das Anliegen erforderliche Daten und vermeiden Sie unnötige Angaben über Dritte oder sensible Lebensumstände.
Bei einer Passwortwiederherstellung senden wir nach entsprechender Anforderung einen zeitlich begrenzten Link an die eindeutig zugeordnete E-Mail-Adresse des aktiven Portalzugangs. Hierfür verarbeiten wir die Kontozuordnung, die Zustelladresse, einen mit geheimem Schlüssel gehashten Prüfwert sowie Anforderungs- und Versandstatus. Ein Zurücksetzungslink wird nicht als Nachrichtentext in der Warteschlange gespeichert. Technische Wiederherstellungsanfragen werden nach sieben Tagen gelöscht; sicherheitsbezogene Änderungsnachweise nach 180 Tagen. Zur Missbrauchsbegrenzung verwenden wir zeitlich begrenzte, mit geheimem Schlüssel gehashte Kennungen der technischen Absenderadresse und eingegebenen E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses am Schutz und an der sicheren Wiederherstellung persönlicher Zugänge.
Für Verwaltungsbeiräte gibt es einen geschützten Bereich je Liegenschaft. Gespräche und Anlagen sind ausschließlich für die Verwaltung und ausdrücklich freigegebene, aktuell zugeordnete Beiratsmitglieder zugänglich. Neue Mitglieder erhalten frühere Themen und persönliche Dokumentfreigaben nicht automatisch. E-Mail-Hinweise auf neue Gesprächsbeiträge enthalten keine Gesprächsinhalte oder Anhänge. Eine Veröffentlichung an die übrigen Eigentümer oder Mieter erfolgt separat.
Bei freigeschalteter Belegprüfung werden ausgewählte Unterlagen eines Abrechnungsjahres in einer bestimmten Prüffassung für benannte Beiräte bereitgestellt. Persönliche Prüfstände, Notizen, Rückfragen, Antworten und abschließende Prüfvermerke sind innerhalb dieses freigegebenen Prüferkreises und für die Verwaltung sichtbar und können in einem Prüfprotokoll dokumentiert werden. Die allgemeine Dokumentfreigabe an Eigentümer ist hiervon getrennt; Prüfnotizen werden dadurch nicht mitveröffentlicht.
Zur Vorbereitung und Dokumentation von Eigentümerversammlungen verarbeiten wir Einladungen, Tagesordnungen, Eigentümer- und Einheitenzuordnungen, Versand- und Zugangsnachweise sowie Niederschriften und Beschlussunterlagen. Aus einer freigegebenen Einladung kann die Verwaltung eine bearbeitbare Protokollvorlage erstellen. Hochgeladene Protokolle werden lokal auf dem Anwendungsserver als Text beziehungsweise mittels Texterkennung ausgewertet; erkannte Beschlüsse werden vor der Übernahme durch die Verwaltung geprüft. Die Beschlusssammlung enthält den vollständigen verkündeten Wortlaut und die erforderlichen Angaben sowie gegebenenfalls Gerichts- und Parteidaten. Sie ist innerhalb des Portals für berechtigte Eigentümer der betreffenden Gemeinschaft zugänglich, nicht für beliebige Nutzer oder Mieter. Die Referenz auf eine interne Originaldatei veröffentlicht diese nicht automatisch.
Bei Sonderumlagen verarbeiten wir die geprüfte Beschluss- und Verteilungsgrundlage, Beträge je Einheit, Schuldnerzuordnung zum Fälligkeitstag, Fälligkeit sowie importierte und zugeordnete Kontoumsätze. Auf dieser Grundlage werden offene Forderungen, Zahlungen und Guthaben dargestellt. Bei für die Liegenschaft eingerichteten Mahnregeln können nach bestätigtem vollständigem Kontoabgleich persönliche Mahnungen im Portal entstehen. Unklare Zahlungen, fehlende beziehungsweise veraltete Kontodaten und Mahnsperren verhindern eine automatische Mahnung. Die Verwaltung entscheidet über Forderungserstellung und Zahlungszuordnung; Nutzer können sich bei Einwendungen oder Korrekturbedarf an sie wenden. Es erfolgt kein automatischer Bankabruf, keine automatische Abbuchung und keine ungeprüfte Gebühren- oder Zinsberechnung. Rechtsgrundlagen richten sich nach dem jeweiligen Verwaltungsauftrag, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO.
Bei einem Vermietungsauftrag verarbeiten wir die erforderlichen Objekt- und Vermieterdaten sowie Kontaktdaten von Mietinteressenten, dokumentierte Besichtigungen und Daten für Vertragsentwürfe. Die Verarbeitung beruht je nach Verhältnis auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Vertragsanbahnung beziehungsweise Auftragserfüllung oder Buchst. f für die berechtigte Bearbeitung eines Vermietungsauftrags. Die Verwaltung kann ein bereitgestelltes Vertragsmuster mit den geprüften Daten ergänzen. Eine Mieterauswahl oder rechtliche Vertragsfreigabe erfolgt nicht automatisch. Vermarktungsunterlagen enthalten keine Interessentendaten oder privaten Vertragsentwürfe; die genaue Objektanschrift und Fotos werden nur nach ausdrücklicher Freigabe exportiert. ImmoScout24 und Roombook sind noch nicht für eine direkte Übertragung angeschlossen. Vor deren Aktivierung werden Anbieter, Umfang und Bedingungen der Datenübermittlung konkret ergänzt.
Diese Verarbeitung dient der Immobilienverwaltung, der Bereitstellung persönlicher Unterlagen und der Bearbeitung Ihrer Anliegen. Je nach Verwaltungsverhältnis gelten Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vertragliche Leistungen, Buchst. c für gesetzliche Pflichten und Buchst. f für die berechtigten Interessen an geordneten Verwaltungsabläufen und Kommunikation mit den betroffenen Bewohnern. Die bloße Eigenschaft als Mieter begründet nicht automatisch einen Vertrag mit Heinrichs Immobilien.
Passwörter werden als geschützte Prüfwerte gespeichert. Optional können Sie eine Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten. Einladungslinks sind zeitlich begrenzt. Dateiabrufe werden mit Benutzerkennung, Dateibezug und Zeitpunkt protokolliert. Für die Anmeldebegrenzung werden gehashte Kennungen verwendet; diese sind keine anonymen Daten. Berechtigungen werden bei jedem geschützten Abruf serverseitig geprüft und bei Änderungen der Zuordnung angepasst.
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Dokumentempfänger und die Veröffentlichung von Abrechnungen werden durch die Verwaltung geprüft. Das Portal liest keine Postfächer automatisch aus und übermittelt keine Kundenunterlagen an einen KI-Dienst.
4. Technisch notwendige Cookies
Für die angeforderte Anmeldung und den Schutz von Formularen verwenden wir ausschließlich notwendige Sitzungs- und Sicherheitscookies. Grundlage für die Speicherung auf Ihrem Gerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die zugehörige Datenverarbeitung gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen. Es gibt kein Werbe- oder Tracking-Cookie und deshalb keine Auswahl optionaler Marketingcookies.
- Sitzung: hält die Anmeldung aufrecht. Die Sitzung ist auf eine Stunde begrenzt; das Sitzungscookie ist für die Browsersitzung bestimmt. Beim Abmelden wird die Anmeldung beendet.
- Formularschutz (CSRF): schützt vor gefälschten Formularanfragen. Das Cookie kann bis zu einem Jahr gespeichert bleiben. Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen; geschützte Funktionen benötigen anschließend eine neue Sitzung.
5. Hosting, E-Mail und weitere Empfänger
Für den vorgesehenen produktiven Web- und Portalbetrieb nutzen wir einen Server bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. STRATO verarbeitet die für den Betrieb erforderlichen Daten als Hostingdienstleister nach Maßgabe eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Portal-Datenbank und privaten Dateien werden getrennt von anderen Anwendungen betrieben.
Unsere bestehenden E-Mail-Postfächer werden bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur geführt. Wenn Sie uns eine E-Mail senden, werden Absender, Empfänger, Inhalt und gegebenenfalls Anhänge dort verarbeitet. Werden Dokumente oder Benachrichtigungen per E-Mail zugestellt, werden die erforderlichen Empfänger- und Inhaltsdaten an den hierfür eingerichteten Maildienst übergeben. Eine technische Versandbestätigung belegt nicht den Zugang beim Empfänger.
Innerhalb der Verwaltung erhalten nur befugte Personen Zugriff. Eigentümer und Mieter sehen ausschließlich die ihnen freigegebenen Informationen. Soweit es zur Bearbeitung eines konkreten Vorgangs erforderlich ist, können notwendige Angaben beispielsweise an den zuständigen Eigentümer, die Eigentümergemeinschaft, einen beauftragten Handwerker oder Abrechnungsdienstleister sowie an Behörden oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater übermittelt werden. Es gibt keinen pauschalen Dienstleisterzugang auf sämtliche Portalunterlagen.
Für einen Dienstleisterauftrag wählt die Verwaltung einen der Liegenschaft zugeordneten Betrieb, die erforderliche Arbeitsbeschreibung, gegebenenfalls einen Terminabstimmungskontakt und einzelne Vorgangsanlagen aus. Interne Notizen und Beiratsanlagen werden nicht automatisch mitgesendet. Die Übermittlung sowie der Bearbeitungsstand werden dokumentiert; der meldende Kunde erhält die dafür vorgesehene Rückmeldung und Erledigungsbeschreibung. Geschäftliche Dienstleisterkontakte erscheinen nur nach gesonderter Freigabe als wichtige Kontakte der jeweiligen Liegenschaft.
Eine gezielte Übermittlung durch das Portal in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Bei einer von Ihnen gewählten E-Mail-Adresse kann deren Anbieter Daten außerhalb dieses Raums verarbeiten; darauf haben wir keinen Einfluss. Weitergehende externe Dienste werden erst nach gesonderter Prüfung und entsprechender Information eingebunden.
6. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Nach Abschluss einer Anfrage oder Beendigung eines Verwaltungsverhältnisses werden Daten gelöscht oder ihre weitere Verarbeitung eingeschränkt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Abwicklung des Vertrags oder die Sicherung konkreter Rechtsansprüche eine weitere Aufbewahrung erfordern. Bei steuer- und handelsrechtlichen Unterlagen richten sich die Fristen nach Art und rechtlicher Einordnung der Unterlagen, insbesondere nach § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB.
Die Anmeldebegrenzung berücksichtigt die letzten 15 Minuten. Ältere Kennungen werden bei weiteren Anmeldeversuchen beziehungsweise im regelmäßigen technischen Bereinigungslauf entfernt. Reine Zugriffs- und Abrufereignisse werden nach 180 Tagen im Bereinigungslauf entfernt; fachliche Freigaben, Abrechnungsnachweise und Geschäftsvorgänge fallen nicht unter diese technische Löschung. Technische Dienstprotokolle werden größenbegrenzt rotiert. Sicherungskopien werden entsprechend dem Sicherungszyklus ersetzt; bereits gelöschte Daten werden bei einer Wiederherstellung nicht für neue Verwaltungszwecke freigegeben.
Ein Eigentümer- oder Mieterwechsel beendet die entsprechenden Zugriffsrechte. Daraus folgt nicht automatisch die Löschung gesetzlich aufzubewahrender Unterlagen oder eine Freigabe persönlicher Altunterlagen an Nachfolger.
7. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Kontaktadresse. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann eine geeignete Prüfung Ihrer Identität erforderlich sein.
Widerspruch: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, können Sie nach Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir prüfen dann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine weitere Verarbeitung vorliegen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder eines vermuteten Verstoßes. Für Hessen ist dies der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Kontakt und Beschwerde einreichen.
8. Erforderliche Angaben und Aktualisierung
Die öffentliche Website können Sie ohne Portalzugang besuchen. Für einen persönlichen Portalzugang und die Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen wir die dafür erforderlichen Identitäts-, Kontakt- und Zuordnungsdaten. Ohne diese Angaben kann der betreffende Dienst nicht bereitgestellt werden. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung des Portals besteht dadurch nicht; Sie erreichen uns auch telefonisch oder per E-Mail.
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich Funktionen, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern.
Stand: 03.11.2026